合約流程圖
名單來源 → 合約生命週期 → 結案
已確認
待確認
後端有／前端待確認
名單來源
🌐
官網填單
客戶主動填寫
👤
業務自開發
外勤主動開發
🤝
介紹 / 轉介
現有客戶介紹
📣
活動 / 展覽
行銷活動蒐集
系統整合方式
API 串接
官網填單直接串接本平台，自動建立名單
Excel 匯入
介紹、活動蒐集的名單，透過 Excel 批次匯入
手動建立
業務自開發名單，直接在平台新增
↓
階段一 名單
名單建立
統一進入系統，標記來源
↓
名單派發
分配給業務員
❓ 主管派 or 業務自取？派發條件是什麼？
❓ 目前另用「筋斗雲」平台管理，是否一併整合？
階段二 商機追蹤
↓
商機追蹤
外勤業務記錄每次互動
拜訪 — 文字紀錄 ＋ 錄音上傳
電話 — 文字紀錄 ＋ 錄音上傳
Line — 僅記錄聯繫事實 ＋ 手動摘要
⚠️ 錄音上傳為新功能，目前 spec 尚未包含
↓
轉簽約條件
統編 ＋ 預估金額（系統防呆）
❓ 需要主管審核才能轉？還是業務自行判斷？
階段三 合約準備
↓
業務填寫店家資訊
店家統編、店名、聯絡人、信箱、地址
合約金額、付款方式、起迄日
主業務、副業務、產品、合約類型
🎯 目標：此步驟由本平台完全取代 Google Sheet
↓
產生合約 ＋ 付款資訊
系統透過 Google Docs API 產生合約文件，連結回存系統
線上付款 → 產生電商付款連結（藍星），客戶直接下單
其他付款方式 → 提供公司帳戶資訊給客戶
合約編號格式：YYYYMMDDNN_業務簡稱
現階段不強制先有名單追蹤才能進入合約準備
🎯 目標：名單追蹤資料與合約全程串接，資料不中斷
階段四 合約寄送 ＆ 付款確認（平行進行）
🗂 寄送合約（行政）
行政寄送合約
系統記錄寄送時間
紙本郵寄
電子簽名
↓
合約回簽
客戶回簽後登記時間
⚠️ 後端欄位已有，前端待確認
❓ 合約歸檔位置？（待確認）
↓
管理部用印
行政登記用印日期
⚠️ 後端欄位已有，前端待確認
💰 付款確認（行政）
行政確認入帳
電商下單 → 至藍星後台確認
匯款 → 至公司帳戶確認入帳
·
❓ 付款期數怎麼追蹤？由誰負責？
❓ 發票在哪個階段產生？由誰上傳？
收款確認（分水嶺）
💰 收款確認完成
付款確認 + 合約回簽雙條件是否都需要？（待確認）
↓
🗂 行政端
寫入 Kintone
手動登打業績資料
目前手動，未來可自動化
寫入後觸發獎金計算
同時匯出 PDF 歸檔至 Google Drive
❓ Kintone 手動登打是否為現在的痛點？
🎧 CS 端
四項確認
是否已付款
Line@ 權限是否給到 CS
使用者是否在小幫手 Line@ 註冊
Line Message API 權限（目前缺乏）
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會員資料確認
使用者註冊後，CS 確認並記錄會員資料
🎯 目標：本平台 CS 介面取代 Google Sheet
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業務填寫店家開帳號資料
業務填寫店家購買的服務項目
⚠️ CS 建立 Bob 組織前必須先有此資料
🎯 目標：本平台取代 Google Sheet
↓
Bob 建立組織
根據店家開帳號資料在 Bob 建立組織
🎯 目標：本平台直接呼叫 Bob API
⚠️ 一個店家可能有多筆合約，Bob 只有一組合約資訊
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安心上線包 / 教學確認
有購買教學 → CS 安排教學時間
無教學 → CS 提供相關文件
安心上線包 → 對應服務啟動
✅ 結案（WON）
Kintone 寫入後即觸發結案，不等 CS 完成
📌 設計注意事項
• 一個店家（名單）可能有多筆合約（延長、續約），系統需支援一對多關係
• 合約起迄時間以合約文件上的時間為準，系統欄位應可修改
• Bob 系統只有一組合約資訊，多筆合約時需確認 Bob 端的處理方式
• Contract 與 Opportunity（名單）為 optional relation，合約可獨立存在
• 合約取消 / 退款為獨立流程，觸發條件、負責角色、退款計算方式待定義